間接部門での仕事を効率的に進めるための方法3選と具体例解説

こんにちわ、コッジです。

こういった悩みがある方に効率的に進めるために必要なことを紹介します。

この記事では間接部門(事務所での仕事がある人)向けですが、直接部門(工場などでの現場作業)の人にも参考になることがあれば幸いです。

僕自身も入社当時は同じ悩みをかかえていましたが、これから紹介する3つの方法を実践できるようになり、抱えている仕事を何とか回せるようになりました。

仕事を効率的に進めるための方法

結論は以下です

この結論を深堀していきます

100％を目指さない

１００％を目指すことは大事なことです。

しかし、1つ1つの仕事に対し完璧を求めていたら、時間がいくらあっても足りません。

こだわった挙句、上司に見せ修正が生じた場合、最悪１からやり直しということもあり得ます。

まずは６０％くらいの出来で進めるようにすることをオススメします。

まだ、仕事の経験が浅い場合は、少し仕事が進んだら、上司に報告・相談し、方向性を決定してから
仕事を進めることで、やり直しも減り、効率よく進めることができます。

慣れてきたら、完成度を少しずつ上げて進められるので、焦らずかんばりましょう。

仕事のゴールの把握とタスクの洗い出し

仕事を行う上で、まずやらなければいけないことは「仕事のゴールがどこなのか明確にする」ことです。

ゴールが決まっていなければ、こなすべきタスクも洗い出すことができません。

仕事のゴールに関しては、依頼主(上司、取引先など)と確認しましょう。
※この段階でつまずくと間違った方向に仕事を進めてしまう恐れがあるためです。

タスクの洗い出し方

ゴールを知ったうえで、タスクの洗い出し方はゴール内容から逆算しそれを掘り下げていくことです。

例を挙げてみます。(僕がメーカ務めなので、工場での例とさせていただきますm(__)m)

仕事のお題：「製造ラインで不具合があったけど、直りました」という報告をする仕事

この仕事のゴールは「不具合が直ったので問題ありません」と報告することです。

では掘り下げていきましょう。

まず考えるべき点としては、「なぜ不具合が直ったと言えるのか？」ということです。
これを調べていくことがタスクとなります。

具体的に大きなタスクとして

①製造ラインの不具合の内容、原因は何だったのか？
②何をどのようにしたら不具合が直ったのか？
③改善前後で数字で示せるデータはあるか？

といったことが考えられます。

大きなタスク①～③が洗い出せたら、さらに堀下げ、小タスクの洗い出しをしていきます。

①製造ラインの不具合の内容、原因に関して掘り下げてみると

①‐１．不具合の前兆はなかったのか？
①‐２．変化点はなかったのか？（人が部品を交換した等）
①‐３．初めて発生した不具合なのか＞
①‐４．過去に似たような不具合は出ていないのか？

という風に小タスクを考えていくことで、この仕事のゴールに向けたやるべきタスクの洗い出しを抜け目なく行うことができます。

仕事の優先順位を決める

これはネットで検索したり、ビジネス本にもよく書かれているので目にしたり聞いたりしたことがあるのではないでしょうか。

ここからは僕の経験と実践している優先順位の付け方を紹介します。

優先順位の付け方

業務の洗い出し

第一にこれをやらなければ始まりません。

自分が抱えている仕事量を把握するためにどんなに小さい内容でも良いので書き出しでみましょう。

タスクが洗い出せているのであれば、それらを書き出していけば良いですよ！

納期の確認

全て書き出すことができたら、次にそれぞれの仕事の納期を確認をしましょう。

納期を確認することで、業務を行う日程感を整理することができます。

かかりそうな時間を見積る

納期まで確認ができたら次に、それぞれの業務にかかりそうな時間を見積りましょう。

この時、タスク１つ１つに対して時間を見積もっていくのでタスクの洗い出しはしっかり行いましょう。

時間がわからないのであればイメージでも良いのでザックリ見積しましょう。

順位をつける

いよいよ優先順位をつける段階です。

それぞれの仕事の目的、タスク、おおよその時間が把握できたことで、重要度が高い業務を優先して行うようにします。

後回しにしても良い仕事があれば、構わず後回しにします。(迷惑が掛からない範囲にしましょう)

重要度がわからない場合は上司に相談し、重要度をそれぞれのタスクにつけていくと、優先順位はつけやすくなると思います。（S、A、Bでも１，２，３でもわかればOKです。）

まとめ

仕事を効率よく進めるための方法を3つ紹介しました。

• 100％を目指さない。60％の出来で良い
• 仕事のゴールの把握とタスクの洗い出し
• 仕事の優先順位をつける

いきなり全てできるようになるわけではありません。

僕自身も1年以上かかって、ある程度できるようになりました。

今までと違ったやり方に慣れるまでには時間がかかるものです。

焦らずに少しずつやり方を変えていき、最終的に自分に合った方法を見つけましょう！

以上お役に立てれば幸いです！それでは！